III. PRINCIPIOS.. 9
VII. AMBITO DE APLICACIÓN Y MARCO NORMATIVO.. 12
VIII. GENERALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.. 14
XII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.. 22
XIII. PROCEDIMIENTOS.. 23
XIV. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 31
XVI. TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE BASES DE DATOS.. 34
XVII. PROCESO DE REVISION DEL MANUAL. 36
XVIII. CONTROL DE CAMBIOS.. 37
XIX. FIRMAS Y AUTORIZACIONES.. 38
Esta lista contiene las definiciones de las abreviaturas y términos utilizados en este documento.
Aviso de Privacidad: Es la comunicación por medio de la cual el responsable informa a los titulares de datos personales sobre la existencia de la política de tratamiento de la información y la forma de acceder a ella y la finalidad que se le pretende dar a los datos personales.
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, se entenderá que la autorización cumple con los requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Esta autorización debe ser solicitada por el Responsable del Tratamiento, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, y en ella deberá informar al titular la finalidad con el cual serán recolectados y tratados los datos personales y el tratamiento al cual serán sometidos, los derechos que le asisten como Titular, la información y los canales de comunicación a través de los cuales los Titulares pueden ejercer sus derechos ante el Responsable y/o Encargado del Tratamiento y la facultad que tiene el Titular de dar o no respuesta a preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.
Bases de Datos Automatizadas: Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas electrónicas o informáticas.
Bases de Datos Manuales: Las bases de datos manuales o archivos son aquellos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.
Base de Datos Personales: Es un conjunto organizado de datos personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico o en medio electrónico e independientemente de la cantidad de datos personales que contenga. Las bases de datos pueden tener tratamiento automatizado o manual, en el territorio colombiano o fuera de él.
Canales de Atención al Titular: Son los distintos medios que PREMIUM BPO como Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ha puesto a disposición de los titulares para el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y revocar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y en general a aquellos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.
Cesión de Datos: Se entiende como el tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
Cliente: Es la persona natural o jurídica a la cual PREMIUM BPO le presta servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente.
Colaboradores: Se entiende para efectos del presente manual, como colaboradores, los trabajadores de PREMIUM BPO y personas que prestan sus servicios para temas específicos por contrato de prestación de servicios.
Consentimiento: Toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.
Dato Biométrico. Dato personal obtenido a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o con firmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos.
Dato Personal: Es toda aquella información asociada o vinculada a una persona y que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Existe también información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, etc.
Dato Privado: Es el dato de naturaleza íntima y reservada, que sólo es relevante para el titular.
Dato Público: Es el dato como tal según la ley o la Constitución Política de Colombia denominado como tal y que no sea semiprivado o privado. Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas, etc.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a un sector de personas; por ejemplo un dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Dato Sensible: Es el dato que puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. A manera de ejemplo se entiende como Dato Sensible entre otros información relacionada con origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y biométricos.
Empleado: Persona natural que presta servicios personales a PREMIUM BPO en virtud de un contrato de trabajo.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para efectos del marco normativo sobre protección de datos personales, el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra o hace uso de la base de datos.
Exempleado: Persona natural que prestó servicios personales a PREMIUM BPO en virtud de un contrato de trabajo que terminó por cualquier causa.
Habeas Data: Es el derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y que garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.
Oficial de Cumplimiento de Protección de Datos Personales: Es la persona que ha designado PREMIUM BPO para que asuma la función de protección de datos personales, y será quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y revocar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y en general a aquellos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.
PREMIUM BPO: Entiéndase PREMIUM BPO S.A.S.
Posible Cliente: Es la persona natural o jurídica de la que PREMIUM BPO recibe datos para efectos de presentar una propuesta de servicios.
Proveedor: Es la persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a PREMIUM BPO en virtud de una relación comercial preexistente.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de este manual, PREMIUM BPO se considerará como el responsable del tratamiento de la información.
RNBD: Registro Nacional de Bases de Datos, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre de consulta.
SIC: Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de control en Colombia sobre datos personales.
Terceros: Se entiende por terceros para efectos de este manual, los proveedores, clientes y cualquier tercero que tenga una relación comercial con PREMIUM BPO.
Titular de la Información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un base de datos y sujeto al derecho de Habeas Data.
Transferencia: Se entiende que hay transferencia de datos personales, cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales que se encuentre ubicado en el País envíe los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: La transmisión tiene lugar cuando existe un tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del país y que tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.
Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información.
Violación de datos personales: Se entiende por tal el delito consagrado en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano que establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá́ en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
Violación de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Se entenderá como tal, la situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por PREMIUM BPO para proteger los datos personales entregados para su custodia sea como Responsable y/o Encargado, así́ como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí́ dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales deberá́ ser informado a la autoridad de control respectiva.
Visitantes: Se entiende para efectos del presente manual, como Visitante, toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de PREMIUM BPO y que no tenga la calidad de Empleado.
La Autoridad de Protección de Datos es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de datos Personales, quien ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la ley.
Funciones
En el desarrollo, interpretación y aplicación para el Tratamiento de Datos Personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
Razón Social: PREMIUM BPO S.A.S.
NIT. 901.156.944-6
Domicilio: Bogotá – Colombia
Dirección: Cra 7 No. 71-21 T B Oficina 1515
Correo Electrónico: amerchan@premiumbpo.com
Teléfono: 3125867032
PREMIUM BPO se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, unilateralmente su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. No limitaremos sus derechos derivados de la presente Política de Tratamiento de la Información y de uso de datos personales sin su expreso consentimiento. Publicaremos cualquier modificación de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales en esta página. Además, conservaremos las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.
En cumplimiento de la normatividad vigente en la materia, PREMIUM BPO ha dispuesto como Oficial de Cumplimiento de Protección de Datos Personales y por tanto encargado del trámite de consultas, peticiones, quejas y/o reclamos, al Coordinador del Área de Derecho Corporativo actualmente en cabeza de ELSA MARGARITA ROJAS OSORIO cuyos datos son los siguientes:
Dirección: Cra 7 No. 71-21 T B Oficina 1515 de Bogotá
Correo Electrónico: amerchan@premiumbpo.com
Teléfono: 3125867032
El objetivo del presente manual es garantizar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y revocar la información que se haya recopilado sobre ellas en las bases de datos o archivos de PREMIUM BPO y entregar a los colaboradores de PREMIUM BPO proveedores y terceros, los lineamientos para el adecuado manejo de la información y datos personales, propendiendo por asegurar la seguridad en el uso de dicha información y el cumplimiento de los estándares legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano teniendo en cuenta que para el desarrollo de nuestra operación, PREMIUM BPO continuamente está recopilando y efectuando tratamientos de bases de datos que contienen información y datos personales.
Es importante mencionar que en el momento en el que el titular de los datos suministra, entrega o envía cualquier tipo de información personal a PREMIUM BPO, acepta que dicha información sea utilizada de acuerdo con lo establecido en este manual, con la aclaración que dicha información no será utilizada para actividades o propósitos diferentes a los aquí́ previstos, en todo caso, en el evento que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá́ estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé́ la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular.
Para PREMIUM BPO , es un compromiso constante el propender por el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, trabajadores, proveedores y terceros en general, en desarrollo de lo anterior adoptamos el siguiente manual de políticas y procedimientos de manejo de información y tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
Las reglas adoptadas en este Manual se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.
Este manual aplica a los auditores y/o revisores fiscales en caso de aplicar, los funcionarios y colaboradores de todos los niveles de PREMIUM BPO, representantes legales y administradores, proveedores y terceros en general que presten sus servicios a PREMIUM BPO bajo cualquier modalidad contractual, visitantes, y a todo aquel que se encuentre en condición de usuario de los datos personales y a quien aplique de acuerdo con la normatividad aplicable vigente.
Este manual aplica a todas las bases de datos que se encuentren en poder de PREMIUM BPO y datos personales contenidos en ellas, aplica también para las relaciones entre PREMIUM BPO como responsable y cualquiera de sus encargados.
Se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Los principios y disposiciones contenidos en este manual se aplicarán a cualquier base de datos personales que se encuentre en custodia de PREMIUM BPO, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Este manual será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento y que se encuentre en poder de PREMIUM BPO, y será también para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de PREMIUM BPO quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
Esta información puede ser obtenida, entre otros, a través de medios como i) relación comercial o profesional con el respectivo cliente, proveedor u otros terceros; ii) relación laboral con los trabajadores y exempleados; iii) aplicación a procesos de selección; iv) asistencia a capacitaciones, seminarios o cursos; y v) remisión de correos electrónicos solicitando información; entre otros.
El manual tiene como base el marco legal regulatorio de protección de datos personales cuyo fin es la salvaguarda de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros clientes, proveedores, trabajadores, exempleados, colaboradores, visitantes, terceros, etc.
El marco normativo aplicable al presente manual es el siguiente: Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Decreto 1727 de 2009, Decreto 2952 de 2010, Ley 1581 de 2012, Resolución 76434 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Circular 02 de 2015, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio -Título V, Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011 de la Corte Constitucional.
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a «adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos».
El artículo 25 de la misma ley establece que las normas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones, dichas normas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien «sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes».
El tratamiento de datos personales en PREMIUM BPO sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular, los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin dicha autorización salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular, dicha autorización deberá constar en algún medio que permita su posterior consulta.
Al momento mismo de suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a PREMIUM BPO, el Titular de los datos debe aceptar que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con el presente manual para el Tratamiento de Datos Personales.
PREMIUM BPO, no utilizará los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos, no obstante, en el evento en que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular, las cuales se relacionan en el presente Manual.
No obstante lo anterior, y de conformidad con la Ley, PREMIUM BPO podrá proceder al Tratamiento de datos personales, sin que se requiera autorización previa, cuando se trate de:
Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social de PREMIUM BPO, en ningún caso suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.
De acuerdo con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Tratamiento de datos sensibles se encuentra prohibido, salvo las siguientes excepciones:
En virtud de lo anterior, PREMIUM BPO no recolectará ni tratará datos personales sensibles, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal o en virtud de alguna visita que Usted realice a nuestras instalaciones será protegida a través de medidas de seguridad altas.
PREMIUM BPO prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de PREMIUM BPO.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los trabajadores y/o colaboradores de PREMIUM BPO será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, civil o comercial según el caso, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
De igual forma, el incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores y/o terceros de PREMIUM BPO será considerada como causa grave para dar terminación al contrato o relación comercial, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de los mismos, con el fin de que si así lo decide proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, PREMIUM BPO procederá́ a eliminarlos de manera segura.
PREMIUM BPO prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría.
PREMIUM BPO garantiza la responsabilidad reforzada sobre el tratamiento de datos sensibles y no condiciona ninguna actividad al suministro de estos.
En el tratamiento de datos personales que realiza PREMIUM BPO, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento, de esta manera, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, PREMIUM BPO procederá́ a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
Se prohíbe a los destinatarios de este Manual cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009.
PREMIUM BPO podrá llevar a cabo el Tratamiento de la información personal acerca de sus Clientes para los propósitos de prestar los servicios profesionales por ellos contratados, de conformidad con el objeto social de PREMIUM BPO, en ese sentido, los documentos de naturaleza contractual que se celebren con Clientes se regirán por lo dispuesto en el Manual, e incluirán una cláusula que regule el Tratamiento de la información a la que se acceda en virtud del mismo y en la que se pacte una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a PREMIUM BPO como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del cliente.
PREMIUM BPO podrá́ llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales o futuros (posibles clientes) y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información comercial que a juicio de PREMIUM BPO pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que organice PREMIUM BPO; remitir boletines o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social.
Los datos que sean recolectados por PREMIUM BPO podrán, eventualmente, ser compartidos con terceros o autoridades que ejercen supervisión y/o control, con la finalidad de dar cumplimiento con los requerimientos de dichas entidades.
La información personal de terceros, cuyo Responsable sea el Cliente, que deba conocer PREMIUM BPO en razón o con ocasión de la prestación de los servicios contratados por el Cliente, debe contar con autorización por parte del titular y que dicha autorización faculta al Cliente para el Tratamiento de los datos por parte de PREMIUM BPO en virtud del principio de Buena Fe asume que ha sido Tratada en apego estricto a lo dispuesto en la Ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013. En todo caso, los datos personales de terceros cuyo Responsable sea el Cliente serán tratados en el marco del objeto de los servicios contratados por el Cliente con la finalidad de dar cumplimiento a la relación contractual que PREMIUM BPO haya entablado con el Cliente.
PREMIUM BPO¸ con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por estas en desarrollo de su objeto social, podrá́ grabar y tomar audios, videos o fotos de Clientes del desarrollo de estos, datos que podrán ser utilizados por PREMIUM BPO en general en cualquier actividad que realice en desarrollo de su objeto social.
El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.
PREMIUM BPO y/o el tercero que este contrate para la realización de las actividades relacionadas con la liquidación y pago de nómina (que se entenderá “encargado” y/o “responsable” según las condiciones contractuales que se pacten para este efecto) llevará a cabo el Tratamiento de información personal de los empleados de PREMIUM BPO y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales, como pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, afiliación y pago al sistema de seguridad social integral, caja de compensación, etc., cumplimiento de políticas internas, entre otros.
Así mismo, PREMIUM BPO y/o el tercero que este contrate para la realización de las actividades relacionadas con contratación de personal (que se entenderá “encargado” y/o “responsable” según las condiciones contractuales que se pacten para este efecto) podrá́ recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos.
PREMIUM BPO y/o el tercero que este contrate para la realización de las actividades relacionadas con contratación de personal, podrá́ almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros, para lo cual se entiende que quien someta a consideración su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento de sus datos personales en estos términos.
Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto de las personas seleccionadas para trabajar en PREMIUM BPO, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. En este sentido, PREMIUM BPO almacenará los datos personales e información personal de los trabajadores en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, esta carpeta que puede ser física o digital solo podrá será́ accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre PREMIUM BPO y el trabajador.
PREMIUM BPO, con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo en desarrollo de sus actividades, podrá́ grabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados, estos datos podrán ser utilizados por PREMIUM BPO en publicaciones y en general en cualquier actividad de PREMIUM BPO, incluso una vez el empleado se retire de PREMIUM BPO y se considere un exempleado.
El uso diferente de los datos e información personal de los trabajadores solo procederá́ por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad, para lo cual corresponderá́ al Área Legal de PREMIUM BPO, evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Los datos personales e información obtenida del proceso de selección, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.
El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.
PREMIUM BPO podrá almacenar indefinidamente los datos personales de todos los Empleados que hayan terminado su relación laboral con PREMIUM BPO, dicho archivo tendrá́ como finalidad: (i) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación; y/o iii) la información almacenada en este archivo podrá́ ser estudiada, analizada y utilizada a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que se lleven a cabo.
PREMIUM BPO, con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo en desarrollo de sus actividades, podrá́ grabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados, estos datos podrán ser utilizados por PREMIUM BPO en publicaciones y en general en cualquier actividad de PREMIUM BPO, incluso una vez el empleado se retire de PREMIUM BPO y se considere un exempleado.
PREMIUM BPO procederá́ a almacenar los datos personales de Ex Empleados, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y altos niveles de seguridad, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
PREMIUM BPO no podrá ceder esta información a terceras partes, pues puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal en este sentido.
El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.
PREMIUM BPO llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Proveedores o terceros con quienes tengan una relación comercial con la finalidad de seleccionar, evaluar y ejecutar el respectivo contrato y por tanto cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias, realizar pagos, y las demás que se desprendan de la naturaleza de la relación comercial y/o se encuentre incluidas en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo.
En virtud de la relación comercial con el Proveedor y/o tercero respectivo, PREMIUM BPO podrá solicitar datos personales de los trabajadores y/o colaboradores del Proveedor con la finalidad de realizar los análisis pertinentes de seguridad si por ejemplo estos tuvieran que tener acceso a las instalaciones de PREMIUM BPO y/o de sus clientes, y de idoneidad para evaluar que cumplan con los perfiles, calidades y competencia requeridos, una vez realizada este verificación, PREMIUM BPO podrá́ devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
En el evento en que sea PREMIUM BPO quien entregue datos de sus trabajadores y/o colaboradores o de algún tercero a sus proveedores y/o terceros, estos deberán proteger la información suministrada, como mínimo respetando lo establecido en este Manual, para tal efecto, PREMIUM BPO podrá realizar directamente o a través de un tercero, auditorias para verificar el cumplimiento de los dispuesto en este Manual. Sin excepción alguna, deberá ser incluido en los contratos, órdenes de compra o de servicios y en general en el documento que formalice la relación contractual comercial y/o contractual entre las partes, un texto en el que claramente se establezca que con la firma del mismo el Proveedor y sus trabajadores y/o colaboradores conocen, entienden y aceptan en su integridad el contenido de este Manual y se obligan a su total cumplimiento y en el que se pacte una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a PREMIUM BPO como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor o tercero.
El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.
PREMIUM BPO llevará a cabo el tratamiento de información personal de las personas que visiten sus instalaciones con la finalidad de salvaguardar su seguridad, la de sus instalaciones y la de sus colaboradores y demás personas que se encuentren en sus oficinas. En el desarrollo de esta finalidad podrá recolectar entre otros datos como videos, fotos, datos biométricos, datos de identificación, etc. El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto será́ llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.
Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de acuerdo con lo establecido en la Ley, respecto de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
Cuando el titular o sus causahabientes quieran presentar consultas relacionadas con los datos personales que reposen en cualquier base de datos que se encuentre en poder de PREMIUM BPO, deberá presentar mediante petición escrita a la dirección y/o correo electrónico ya mencionados, en la cual deberá incluir toda la información que esté vinculada con la identificación del titular de dicho dato, de igual forma cuando dicha consulta tenga como finalidad elevar inquietudes sobre el contenido del presente manual y/o sobre el Tratamiento que PREMIUM BPO le ha dado a sus datos. En el evento en el cual la solicitud se haga mediante correo físico, el Titular deberá indicar la dirección a la cual desea que le sea enviada la respuesta.
La solicitud deberá estar acompañada de la dirección a la cual quiere que le sea remitida la información, de su número de identificación, de una copia de su cédula de ciudadanía, extranjería o pasaporte y deberá estar firmada por el titular de los datos personales. Esta documentación podrá ser suministrada por medio físico o digital. En los casos en que el titular este representando por un tercero, este debera allegar el respectivo poder con reconocimiento de firma ante Notario, en estos casos el apoderado deberá también adjuntar copia de su documento de identificación como se indicó anteriormente.
La solicitud deberá contener la petición concreta y precisa de información la cual deberá estar adecuadamente fundamentada y adjuntar los documentos que la soportan.
En caso de faltar alguno de los requisitos antes señalados, el Área Encargada lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que esta situación sea subsanada, una vez realizado este procedimiento se continuará entonces a dar respuesta a la solicitud. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.
Una vez recibida la comunicación respectiva, el Área Encargada si se trata únicamente de una consulta contará con un término máximo de diez (10 ) días hábiles para dar respuesta. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los términos mencionados para efectos de las consultas se contarán a partir de la fecha de recibo de la consulta, en el caso de reclamos a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
El Área Encargada enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la solicitud. Toda solicitud que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada.
El Área Encargada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud indicará que se trata de una consulta en trámite y en la respectiva base de datos de Peticiones, Quejas y/o Reclamos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Consulta en trámite” y “Consulta resuelta” a fin de que conste el status actualizado de la misma según sea el caso.
Cuando PREMIUM BPO ostente la calidad de Encargado del tratamiento, deberá informar tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicar al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste de respuesta a la solicitud de consulta presentada. Copia de esta comunicación deberá ser dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de sus derechos y por tanto dar oportuna respuesta a su solicitud.
PREMIUM BPO documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes, información que será́ tratada conforme a la política de correspondencia y gestión documental de PREMIUM BPO.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
Cuando el Titular o sus causahabientes soliciten que se corrija, actualice y/o se supriman sus datos de las bases de datos cuyo Responsable sea PREMIUM BPO, deberá enviar una solicitud por escrito a la dirección y/o correo electrónico antes señalado, que deberá contener de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección a la cual se debe responder o notificar y los documentos que se quieran hacer valer y soporten la solicitud, entre los cuales deberá anexar una copia de su cédula de ciudadanía, extranjería o pasaporte.
La solicitud deberá estar acompañada de una copia de su cédula de ciudadanía, extranjería o pasaporte y deberá estar firmada por el titular de los datos personales. Esta documentación podrá ser suministrada por medio físico o digital. En los casos en que el titular este representando por un tercero, este debera allegar el respectivo poder con reconocimiento de firma ante Notario, en estos casos el apoderado deberá también adjuntar copia de su documento de identificación como se indicó anteriormente.
La solicitud debe contener la petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento y en cada caso deberá estar razonablemente fundamentada.
Cuando lo que se solicite sea la actualización o corrección de un dato, el Titular deberá declarar que la nueva información que está entregando a PREMIUM BPO es cierta.
En caso de faltar alguno de los requisitos antes señalados, el Área Encargada lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que esta situación sea subsanada, una vez realizado este procedimiento se continuará entonces a dar respuesta a la solicitud. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.
Una vez recibida la solicitud respectiva, el Área Encargada tendrá quince (15) días hábiles para dar trámite a su solicitud, en caso de no ser posible atender la solicitud dentro del término antes señalado, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ la misma, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los términos mencionados para efectos de reclamos se contarán a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
El Área Encargada enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada.
El Área Encargada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud indicará que se trata de un reclamo en trámite y en la respectiva base de datos de Peticiones, Quejas y/o Reclamos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto” a fin de que conste el status actualizado de la misma según sea el caso.
Para todos los efectos, en lo no establecido en este aparte, se dará cumplimiento a lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cuando PREMIUM BPO ostente la calidad de Encargado del tratamiento, deberá informar tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicar al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste de respuesta a la solicitud de reclamo presentada. Copia de esta comunicación deberá ser dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de sus derechos y por tanto dar oportuna respuesta a su solicitud.
PREMIUM BPO documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes, información que será tratada conforme a la política de correspondencia y gestión documental de PREMIUM BPO.
PREMIUM BPO está comprometida en proteger a sus usuarios como a nosotros mismos del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos.
La transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede garantizarse que sea 100% segura, por lo tanto asumen y conocen que a partir de su uso hay un riesgo probable de vulnerabilidad. Sin embargo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento.
Como resultado de ello, al mismo tiempo que tratamos de proteger su información personal, no podemos asegurar o garantizar la seguridad de cualquier información que usted transmita a PREMIUM BPO, por lo que usted lo hace bajo su riesgo. En particular:
MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PREMIUM BPO. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. PREMIUM BPO mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES. Los datos personales de todos nuestros clientes y/o usuarios se almacenarán en una base de datos que se encuentra detrás de un firewall para mayor seguridad. El servidor en donde reposa la base de datos está protegido físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
PREMIUM BPO en relación con los datos personales que tiene bajo su custodia y especialmente en su calidad de responsable del tratamiento de dichos datos o de encargado cuando así fuere, en desarrollo del giro ordinario de sus negocios, dispondrá de un Registro Central de Datos Personales en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información.
En este registro PREMIUM BPO en cabeza del Área Encargada deberá:
En caso en que las entidades del Estado o autoridades competentes soliciten el acceso y/o entrega de datos de carácter personal que se encuentren contenidos en cualquiera de las bases de datos de PREMIUM BPO el Área Encargada llevará a cabo el siguiente procedimiento:
Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley, los deberes a cumplir por parte de los Responsables del tratamiento son los siguientes:
Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley, los deberes a cumplir por parte de los Encargados del tratamiento son los siguientes:
Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley, los deberes que deben cumplir de manera compartida tanto los Responsables como los Encargados del tratamiento son los siguientes:
Por regla general, se prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato y sin autorización del Área Encargada de PREMIUM BPO. En caso de ser autorizada, dicha cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el Registro Central de Datos Personales.
Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales o cuando se trate de datos de naturaleza pública y el tratamiento responda y respete los intereses y derechos del menor. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, deberá asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.
PREMIUM BPO no permitirá la transferencia de datos personales a países que no cumplan con los estándares de Protección de Datos Personales y que no proporcionen niveles adecuados de protección de los mismos de acuerdo con lo indicado por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo por las excepciones que se detallan a continuación:
Al momento de presentarse una transmisión internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, PREMIUM BPO deberá suscribir los acuerdos o contratos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes, especialmente en lo siguiente:
Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.
Corresponderá al Área Encargada la aprobación de los acuerdos o contratos que impliquen una transmisión internacional de datos personales, atendiendo a las directrices establecidas en este Manual y en la normatividad vigente en la materia, así como hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos en caso de transferencia.
PREMIUM BPO podrá́ modificar este Manual en el momento que lo considere necesario y de realizarse algún cambio o modificación al mismo, esta circunstancia se podrá́ evidenciar en el acápite “Control de Cambios” al final del presente documento. Por lo anterior, PREMIUM BPO invita a todos los interesados a que consultar y revisar de manera periódica este Manual, con el objetivo de mantenerse informado respecto de las actualizaciones al mismo.
De llegarse a realizar un cambio en la finalidad del tratamiento de los datos personales, PREMIUM BPO solicitará una nueva autorización a los titulares que se vean afectados por dicho cambio, cualquier cambio sustancial al presente Manual de igual forma será informado de los titulares.
El contenido de este manual deberá ser permanentemente revisado y actualizado por las personas responsables así:
Funcionario | Responsabilidad |
Gerente General y/o Representante Legal | Autorizar el manual y cambios o actualizaciones posteriores relevantes al mismo.
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Oficial de Protección de Datos Personales | Autorizar cambios que no sean considerados sustanciales al manual y para los casos de cambios sustanciales elaborar el proyecto de actualización para llevar dichas propuestas para aprobación de la Gerencia General y/o Representante Legal.
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Revisar por lo menos anualmente el índice de cumplimiento del manual y proponer mejoras y cambios.
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Responsable del cumplimiento del manual y de la permanente revisión para proponer mejoras, cambios y ajustes respectivos. | |
No se han realizado cambios a la política
Cuando usted firma y aprueba este documento, también está aprobando su distribución en las siguientes formas de distribución: impresa, vía email, página de internet, etc.
VIGENCIA. El presente manual reemplaza el existente y que rigió hasta el 18 de octubre de 2022 y rige a partir del 19 de octubre de 2022.